Entsorgungsbetrieb der Stadt Mainz

Der Kunde: Entsorgungsbetrieb Mainz – Kommunale Abfallwirtschaft Mainz und Mainz-Bingen AöR

Der ehemalige Entsorgungsbetrieb der Stadt Mainz mit rund 450 Beschäftigten stellte den reibungslosen Ablauf der Müllabfuhr, des Winterdienstes und der Straßenreinigung in Mainz sicher. Darüber hinaus wurde die Müllabfuhr im Landkreis Mainz-Bingen als Auftragsangelegenheit durchgeführt. Als moderner kunden- und umweltorientierter Betrieb gehört der Einsatz neuer Techniken, z. B. im Fuhrpark durch Elektro- und Wasserstofffahrzeuge, zum Selbstverständnis.

Zum 1. Januar 2024 wurde der Eigenbetrieb aufgeteilt. Während die Sparten Straßenreinigung und Winterdienst in einen neuen Eigenbetrieb Stadtreinigung Mainz übergeführt wurden, haben der Landkreis Mainz-Bingen und die Stadt Mainz eine gemeinsame interkommunale Anstalt, die Kommunale Abfallwirtschaft Mainz und Mainz-Bingen AöR (KAW Mainz | Bingen) gegründet. Die Anstalt ist verantwortlich für die Abfallentsorgung bei den Gebietskörperschaften für rund 440.000 Bürgerinnen und Bürger und hat auch die Funktion des öffentlich-rechtlichen Entsorgungsträgers übernommen. Die KAW beschäftigt insgesamt ca. 470 Mitarbeitende. Der Fuhrpark für die Abfallentsorgung in Stadt und Landkreis umfasst 115 Fahrzeuge (Mono- und Mehrkammer-Müllfahrzeuge, Abroll-/Absetzkipper, Sperrmüllfahrzeuge, LKW etc.), davon 84 Fahrzeuge für die Abfallentsorgung im Stadtgebiet Mainz und 31 Fahrzeuge für die Abfallentsorgung im Landkreis Mainz-Bingen.

Herausforderung:  Von Insellösungen zur integrierten Software

Im Jahr 2017 stand der ehemalige Entsorgungsbetrieb vor großen Herausforderungen im Bereich seiner Softwarelandschaft. Mehrere Insellösungen, die seit den 1990er Jahren angeschafft worden waren, entsprachen nicht mehr dem Stand der Technik und wurden zudem den gestiegenen Anforderungen des Unternehmens nicht gerecht. Da die Systeme nicht miteinander verbunden waren, kam es zu Datensilos, doppelter Datenhaltung, fehlenden Schnittstellen und daraus resultierenden Medienbrüchen, was zu einem hohen Fehlerpotenzial und Doppelarbeiten führte. Auch das Thema „Vertretung bei Urlaub oder Krankheit“ war schwierig, denn jede Lösung hatte andere Formate, Bezeichnungen, Prozesse.

Um diese Aufgaben zu meistern, entschied sich das Unternehmen für die Einführung einer neuen, integrierten Softwarelösung. Diese sollte in der Lage sein, alle Prozesse abzubilden, Schnittstellen zu bestehenden Systemen zu minimieren und die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den Abteilungen zu verbessern.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die Auswahl des richtigen Softwareanbieters. Auf der Suche nach der besten Lösung führte das Unternehmen eine europaweite Ausschreibung durch und besuchte deutschlandweit Referenzkunden. Ziel war es, eine Lösung zu finden, die vom Angebot über die Planung bis zur Abrechnung inklusive Aufgaben- und Beschwerdemanagement alles aus einer Hand bietet. Neben der Anbindung an die Personalsoftware und den Abfallkalender spielte insbesondere die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung mit ihren vielseitigen Abrechnungsvarianten eine wichtige Rolle.

Lösung: Reibungsloser Übergang durch modulare Einführung

Die Entscheidung für Axians Athos fiel nach einer sorgfältigen Bewertung verschiedener Anbieter anhand einer detaillierten Funktions- und Preismatrix. Die modulare Einführung ermöglichte einen reibungslosen Übergang und minimierte gleichzeitig die Auswirkungen auf den laufenden Betrieb. Die größte Herausforderung bei der Umstellung war eine neue Kultur der Veränderung, da sich die Mitarbeiter an die neuen Prozesse anpassen und die Bedienung der Software erlernen mussten. Um dies zu bewältigen, wurde ein Change-Management mit Arbeitsgruppen durchgeführt.

Im ersten Jahr fokussierte man sich auf die Gebührenveranlagung und die Tourenplanung der kommunalen Hausmüllabfuhr. Ein Parallelbetrieb mit dem Altsystem sorgte für eine lückenlose Kontrolle und einen reibungslosen Umstieg. Im gleichen Jahr wurden die Grunddaten inklusive Artikelkatalog und Kundenstammdaten zusammengeführt sowie die Integration der Sperrmüll-Abwicklung umgesetzt.

In den Folgejahren erfolgte die schrittweise Erweiterung des Funktionsumfangs von Athos. Zunächst wurde die gewerbliche Tourenplanung integriert. Dazu gehörte das Großbehälter-Geschäft (bis 5m³) und der Containerdienst mit Angebotserstellung, die Veranstaltungsabwicklung sowie die Exporte zur Kostenleistungsrechnung. Die Anbindung der Außenstellen mit einem Wagenmodul ermöglichte eine zentrale Übersicht über die Verwiegungen an den drei Betriebsstätten (Umschlagsanlage und zwei Recyclinghöfe). Im Jahr 2023 lag der Schwerpunkt auf der Anpassung der Software an die neue Organisationsstruktur des Entsorgungsbetriebs der Stadt Mainz, auf die Kommunale Abfallwirtschaft Mainz und Mainz-Bingen AöR und der Stadtreinigung – Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Mainz.

Der Einsatz von Axians Athos führt zu mehr Effizienz, Transparenz und Kosteneinsparungen: Doppelarbeit wird vermieden. Übersichtlichere Abrechnungsbelege mit QR-Codes führen zu weniger Rückfragen seitens der Bürgerinnen und Bürger. Die Vereinheitlichung der Abrechnungsläufe spart Papier und Portokosten. Auch können Belege vom Behälter- und Containerdienst gemeinsam an einen Rechnungsempfänger versandt werden. Die Wiegescheine werden heute vollständig digital archiviert. Selbst die Vertretungsregelung konnte optimiert werden, da die Mitarbeiter nun alle mit derselben Software arbeiten. Und grundsätzlich gibt es jetzt eine viel bessere Möglichkeit, alle Informationen auszuwerten.

Ausblick:

Nach der Umfirmierung und Umorganisation wird sich die Kommunale Abfallwirtschaft Mainz und Mainz-Bingen AöR auch weiter der Digitalisierung verschreiben. Derzeit steht eine neue Tourenplanung an, da man vom Einsatz derzeitiger Mehrkammerfahrzeuge auf ausschließlich Monofahrzeuge wechselt. In diesem Zusammenhang steht das Thema Telematik samt der Anbindung mobiler Endgeräte auf dem Plan.

Auch gilt es die Stadtreinigung Mainz im Bereich der Straßenreinigung und des Winterdienstes anzubinden. Nicht zuletzt soll für beide Betriebe mit der Einführung von Online Services der Service für die Bürgerinnen und Bürger optimiert und digitalisiert werden.