Die RegioEntsorgung AöR ist ein Kommunalunternehmen des Entsorgungszweckverbandes RegioEntsorgung. 2005 gegründet, nimmt es die Aufgaben des Zweckverbandes insgesamt wahr. Das Unternehmen sammelt und transportiert Rest- und Bioabfall, Sperrgut und Altpapier in 16 (17 ab 01.01.2023) Städten und Gemeinden in der Städteregion Aachen und im Kreis Düren. Zudem betreibt es vier Wertstoffhöfe in den Kommunen Baesweiler, Herzogenrath, Stolberg und Würselen.
Herausforderung
Wie vereint man 15 unterschiedliche Mandanten und Systeme?
Die RegioEntsorgung ist ein klassisches Beispiel für die Rekommunalisierung und übernahm 2005 als Zweckverband die Aufgabe der Gemeinden und Kommunen im Bereich Abfall – nicht nur das operative Geschäft, sondern auch Teile der Verwaltung der Abfallwirtschaft. 2015 galt es, bereits 15 Kommunen mit verschiedenen Systemen unter einen Hut zu bekommen – davon hatten bereits vier Kommunen ein Ident-System für ihre Gebührenkalkulation eingeführt, eine Kommune sogar mit Verwiegesystematik: ein komplexes Szenario mit heterogenen Ansätzen, die die damals eingesetzte ERP-Software nicht fehlerfrei abbilden konnte. „Beispielsweise sollten damals 1.200 Änderungsbescheide erzeugt werden. Auf dem Tisch lagen dann aber 10.000 Bescheide mit 23 unterschiedlichen Fehlertypen“, erinnert sich Heinz Heinen, Vorstand der RegioEntsorgung. Der Ruf nach einer neuen Software, die in der Lage ist, dieses vielschichtige System zu verwalten, wurde entsprechend lauter.
Lösung
Dank Axians Athos zu mehr Transparenz, Bedienerfreundlichkeit und Automatisierung
Nach einer umfassenden Recherche, vielen Gesprächen und Erstellung eines detaillierten Anforderungsprofils seitens der RegioEntsorgung, erhielt Axians Athos nach dem Ausschreibungsverfahren den Zuschlag. Überzeugt hatte die Athos Softwareplattform auch schon im Vorfeld: „Ein Gesamtpaket für Behälter, Abrechnung Tourenplanung – alles greift auf dieselbe Basis zu. Zudem ist das Ganze intuitiv zu bedienen und anwenderfreundlich. Alle, die sich mit dem Thema damals auseinandergesetzt haben – auch die Mitarbeiter, die später damit arbeiten sollten und die wir mit ins Boot geholt haben – waren sich einig: Axians Athos bildet genau das ab, was wir brauchen,“ unterstreicht Heinz Heinen.
Dem Auftrag folgte die Implementierungsphase. Bei der finalen Umstellung auf das Athos ERP zum 01.01.2017 galt es dann, nicht nur den kompletten Datenbestand umzuziehen, sondern zudem zwei weitere, neue Kommunen anzubinden. „Ursprünglich hatten wir 18 Monate für die Umstellung einkalkuliert und waren sehr positiv überrascht, als wir bereits nach acht Monaten mit allem durch waren,“ so Heinz Heinen. Auch das Resultat überzeugte, denn die operativen Tätigkeiten und Abläufe in den einzelnen Abteilungen der RegioEntsorgung wurden effektiver und schneller. Das hatte zum Ergebnis, dass das Kommunalunternehmen zwar stetig wuchs, jedoch in diesem Bereich keine Personalergänzungen vornehmen musste. Die Anzahl der Mitarbeiter und die eingesetzten Arbeitsstunden in der Verwaltung sind gleichgeblieben. Zudem konnte man sich zusätzlichen Aufgaben wie beispielsweise der Qualitätskontrolle widmen, da die Bearbeitung der Standardprozesse nur noch einen Bruchteil der vorherigen Zeit benötigten. Zwischenzeitlich spüren auch die Bürgerinnen und Bürger der verschiedenen Kommunen die Veränderungen und Verbesserungen des Systems und können nun auf Basis von Axians Athos online viele Bereiche des Kundendienstes nutzen, ohne mit der Verwaltung in Kontakt treten zu müssen. Das Anrufvolumen ist durch die Athos Online-Services in den letzten Jahren drastisch zurückgegangen.
Ein Erfolg, der Lust auf mehr macht. Entsprechend werden die Digitalisierungsbemühungen der RegioEntsorgung stetig weitergeführt. Derzeit arbeitet man gemeinsam mit Axians Athos daran, die Rechungseingangskontrolle über die Plattform durchzuführen. Auch soll in Zukunft ein Rückwärtsfahrkataster mit „ABC-Modus“ eingeführt werden. Hier gehört die RegioEntsorgung zu den ersten Kommunalunternehmen, die dies gemeinsam mit Axians Athos umsetzen.
Nutzen
Statement des Kunden
„Mit Axians Athos hatten wir plötzlich kein Problem mehr mit Schnittstellen. Weder musste hier eine Sondersoftware noch dort ein Zusatzprogramm eingesetzt werden. Alles war durchgängig aus einem Guss“, so Heinz Heinen, Vorstand der RegioEntsorgung.
Seitdem Axians Athos im Einsatz ist, haben wir weitere Kundendienstzentren von drei Kommunen dazu bekommen. Und trotzdem sind die Anzahl der Mitarbeiter und der eingesetzten Arbeitsstunden in der Verwaltung gleichgeblieben.
Heinz Heinen, Vorstand, RegioEntsorgung